veröffentlicht am 04.09.2024 überprüft/ aktualisiert am 05.09.2024
Controlling ist ein essenzielles Element der Unternehmensführung, das darauf abzielt, die Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmensprozessen zu unterstützen.
Was genau hinter dem Begriff Controlling steckt, welche verschiedenen Arten es gibt, und warum es sowohl in großen Unternehmen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) von zentraler Bedeutung ist, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem gehen wir der Frage nach, was die gängigsten Werkzeuge im Controlling sind und ob Controlling nur durch Fachkräfte mit spezifischer Ausbildung durchgeführt werden kann oder ob auch Quereinsteiger in diesem Bereich erfolgreich sein können.
Der Begriff Controlling leitet sich vom englischen Wort „to control“ ab, was so viel wie steuern, lenken oder überwachen bedeutet. Im betriebswirtschaftlichen Kontext bezeichnet es die systematische Planung, Überwachung und Steuerung sämtlicher Unternehmensprozesse und -aktivitäten.
Das Ziel ist, die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu steigern, indem sichergestellt wird, dass die strategischen und operativen Ziele erreicht werden.
Controlling ist mehr als nur die Überwachung von Finanzen. Es umfasst auch die Analyse und Steuerung anderer Unternehmensbereiche wie Produktion, Vertrieb, Personal und IT.
Es liefert entscheidungsrelevante Informationen und unterstützt das Management bei der Identifikation und Lösung von Problemen sowie der Optimierung der Unternehmensstrategie.
Die Ursprünge des Controllings reichen bis ins 19. Jahrhundert zurück, als Unternehmen begannen, systematische Ansätze zur Überwachung und Steuerung ihrer Finanzen zu entwickeln. In den USA entwickelte es sich zunächst als Funktion des Finanzmanagements, während es in Europa eine breitere Rolle als integraler Bestandteil der Unternehmensführung einnahm.
Im Laufe des 20. Jahrhunderts erweiterte sich das Controlling von einer rein finanzorientierten Funktion zu einem umfassenderen Ansatz, der alle Aspekte des Unternehmens umfasst. Die Integration moderner Informationstechnologien und die Entwicklung von Managementinformationssystemen haben seine Möglichkeiten weiter ausgebaut und ihm eine zentrale Rolle in der strategischen Unternehmensführung gegeben.
Controlling kann in verschiedene Arten unterteilt werden, abhängig von den spezifischen Funktionen und Zielen innerhalb eines Unternehmens:
Konzentriert sich auf die langfristige Planung und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Es überwacht die Umsetzung von Strategien und bewertet deren Erfolg in Bezug auf die langfristigen Ziele. Es umfasst die Analyse externer Faktoren wie Markttrends, Wettbewerbsumfeld und technologische Entwicklungen sowie interner Faktoren wie Ressourcen und Kompetenzen.
Befasst sich mit der kurzfristigen Planung, Steuerung und Kontrolle der operativen Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass die täglichen Aktivitäten effizient durchgeführt werden und die operativen Ziele erreicht werden. Es umfasst Bereiche wie Kostenrechnung, Budgetierung, Liquiditätsplanung und Soll-Ist-Vergleiche.
Ist speziell auf die Überwachung und Steuerung der finanziellen Aspekte des Unternehmens ausgerichtet. Es umfasst die Planung und Kontrolle von Finanzflüssen, die Liquiditätsüberwachung, die Steuerung des Kapitalbedarfs sowie das Management der Vermögensstruktur.
Bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten innerhalb eines Unternehmens. Es stellt sicher, dass Projekte im Rahmen des geplanten Budgets, der Zeitvorgaben und der Qualitätsstandards durchgeführt werden. Es umfasst die Projektkostenkontrolle, Risikomanagement und die Bewertung der Projektergebnisse.
Fokussiert sich auf die Analyse und Steuerung von personalbezogenen Prozessen. Es umfasst die Planung des Personalbedarfs, die Steuerung der Personalkosten, die Analyse von Fluktuationsraten und die Bewertung von Mitarbeiterleistungen.
Bezieht sich auf die Steuerung und Kontrolle der IT-Ressourcen und -Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst die Bewertung der Effektivität und Effizienz von IT-Systemen, die Planung von IT-Budgets und die Überwachung der IT-Sicherheit.
In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist Controlling genauso wichtig wie in großen Konzernen, wenn nicht sogar wichtiger. KMU haben oft begrenzte Ressourcen und müssen daher besonders effizient arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Das Controlling in KMU unterscheidet sich jedoch in einigen Aspekten von dem in großen Unternehmen:
KMU sind in der Regel flexibler und können schneller auf Marktveränderungen reagieren. Das Controlling in KMU muss daher ebenfalls flexibel sein und sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen können.
KMU haben oft nicht die gleichen finanziellen und personellen Ressourcen wie große Unternehmen. Das bedeutet, dass das Controlling in KMU oft von wenigen Personen durchgeführt wird, die mehrere Rollen übernehmen müssen. Daher sind praktische, einfache und kostengünstige Steuerungstools und -methoden besonders wichtig.
KMU benötigen oft pragmatische Controlling-Ansätze, die weniger formalisiert sind als in großen Unternehmen. Das Controlling muss direkt auf die spezifischen Bedürfnisse und Prioritäten des Unternehmens zugeschnitten sein.
Controlling beginnt in KMU bereits bei grundlegenden Aufgaben wie der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben, der Budgetplanung oder der Kontrolle von Lagerbeständen. Selbst kleine Unternehmen, die über keine formale Controlling-Abteilung verfügen, führen in der Regel Controlling-Aufgaben durch, um die wirtschaftliche Lage zu überwachen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Es gibt mehrere Gründe, warum es für Unternehmen notwendig ist:
Controlling stellt sicher, dass die festgelegten Ziele des Unternehmens erreicht werden, indem es die Umsetzung von Strategien und Plänen überwacht und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen vorschlägt.
Durch die Analyse und Kontrolle von Prozessen hilft es, Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, was zu einer besseren Ressourcennutzung führt.
Es ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um negative Auswirkungen zu minimieren.
Controlling schafft Transparenz über die finanzielle und operative Lage des Unternehmens, was zu einer besseren Kontrolle und Steuerung der Aktivitäten führt.
Es liefert relevante Informationen und Analysen, die als Grundlage für fundierte Entscheidungen dienen.
Im Controlling werden verschiedene Software-Tools eingesetzt, um die Planung, Steuerung und Überwachung von Unternehmensaktivitäten zu unterstützen.
Microsoft Excel gilt dabei als der Klassiker unter den Controlling-Tools. Dank seiner Vielseitigkeit und Benutzerfreundlichkeit eignet sich Excel hervorragend für die Erstellung von Budgetplänen, die Durchführung von Kostenanalysen und die Erstellung von Berichten. Es bietet flexible Möglichkeiten zur Datenbearbeitung und Visualisierung.
Microsoft Power BI geht einen Schritt weiter und ermöglicht eine umfassende Datenanalyse sowie die Erstellung interaktiver Dashboards und Berichte. Power BI unterstützt Controlling-Abteilungen dabei, große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zu integrieren und in Echtzeit auszuwerten, wodurch fundierte Entscheidungen noch schneller getroffen werden können. Die Benutzer können mit Power BI tiefere Einblicke in ihre Daten gewinnen und komplexe Analysen durch visuelle Darstellung einfacher kommunizieren.
Beide Werkzeuge sind in Controlling-Abteilungen weit verbreitet und bieten unterschiedliche Funktionen, die von grundlegenden Kalkulationen bis hin zu fortschrittlichen Business-Intelligence-Lösungen reichen.
Außerdem bieten zahlreiche Anbieter spezialisierte Controlling-Software für verschiedenste Anwendungen und Branchen an, wie z.B. Datev, Seneca, Jedox, Lexware, Agenda, BusinessPlanner, Corporate Planning, Qonto, Agicap und noch viele mehr.
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Controlling ist ein vielfältiger Beruf, der eine breite Palette von Fähigkeiten und Kenntnissen erfordert, darunter analytische Fähigkeiten, betriebswirtschaftliches Wissen und ein Verständnis für Finanzprozesse. Daher ist eine formale Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzwesen oder Rechnungswesen oft von Vorteil.
Jedoch ist es auch möglich, als Quereinsteiger im Controlling zu arbeiten. Viele Unternehmen suchen nach Mitarbeitern, die praktische Erfahrungen aus anderen Bereichen mitbringen und diese Kenntnisse im Controlling einsetzen können. Ein Quereinsteiger sollte jedoch ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge haben und bereit sein, sich in die spezifischen Anforderungen des Controllings einzuarbeiten. Hierzu bieten sich Fortbildungen, Zertifizierungsprogramme und berufsbegleitende Studiengänge an, die das notwendige Wissen vermitteln.
Vorteile des Quereinstiegs sind die oft vorhandene Erfahrung in anderen Unternehmensbereichen, die einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen ermöglicht, sowie eine ausgeprägte Problemlösungskompetenz und Anpassungsfähigkeit. Ein Nachteil könnte jedoch das Fehlen einer formalen Ausbildung oder spezifischer Fachkenntnisse sein, die im Controlling gefordert werden.
Controlling ist ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Unternehmensführung. Es sorgt für eine effektive Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmensaktivitäten und trägt entscheidend zur Erreichung der strategischen und operativen Ziele bei. Unabhängig von der Unternehmensgröße hilft Controlling dabei, Transparenz zu schaffen, Risiken zu managen und die Effizienz zu steigern.
Obwohl eine formale Ausbildung im Bereich Controlling vorteilhaft ist, bietet der Bereich auch Chancen für Quereinsteiger, die bereit sind, sich die notwendigen Kenntnisse anzueignen. Angesichts der dynamischen Entwicklung des Controllings und der zunehmenden Bedeutung von Datenanalyse und -management ist es für Unternehmen unerlässlich, qualifizierte Fachkräfte in diesem Bereich zu beschäftigen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu stärken.
Das Berufsbild des Controllers hat auch durch die Ausweitung der Tätigkeiten imagemäßig einen starken Wandel erfahren. Wurden sie früher eher abwertend als reine Kontrolleure und Bean Counter (Erbsenzähler) tituliert, so sind sie jetzt wichtige und geschätzte Business Partner, die lenkend, regulierend und vorausschauend am Unternehmenserfolg mitarbeiten.
Um eine Schiffs-Analogie zu bemühen: Controller sind nicht mehr nur diejenigen, die im Laderaum schauen, ob die Ladung vollständig und die Schatzkiste gut gefüllt ist. Es sind die strategisch essenziellen Mitarbeiter:innen, die im Kartenraum helfen, den Kurs zu bestimmen, diesen am Ruder stehend helfen umzusetzten, und die im Ausguck stehen und nach Gefahren Ausschau halten.
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