Wie kann man in Excel
die Arbeitszeit berechnen

Arbeitszeit berechnen mithilfe der Zeit-Funktionen

veröffentlicht am 18.05.2017
überprüft / aktualisiert am 24.09.2024

In Excel kann man wunderbar mit Zeitangaben arbeiten, z.B. um um die geleistete Arbeitszeit zu berechnen. Leider gibt es auch ein paar Stolpersteine wenn es darum geht, in Excel mit Uhrzeiten zu „rechnen“. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie es mit ein paar Tipps & Tricks dennoch klappt, damit Sie zukünftig Ihre Arbeitszeit korrekt berechnen können.

Im ersten Teil dieses Beitrags zeigen wir Ihnen Basisberechnung wie Zeiträume addieren oder subtrahieren, was es bei Zeiträumen von mehr als 24 Stunden auf sich hat und wie man mit negativen Zeiträumen in Excel rechnen kann.

Im zweiten Teil wenden wir dieses Wissen gleich anhand eines praxisnahen Beispiels in Form einer Arbeitszeiterfassung an.

Dafür haben wir eine Übungsdatei zum Herunterladen vorbereitet, in der Sie eine komplette Arbeitszeiterfassung vorfinden, inklusive Aufzeichnung von Überstunden, Krankenstand und Urlaub.

Hier sehen Sie ein ganz einfaches Beispiel für Arbeitszeitaufzeichnung: Sie führen eine Liste, in der Sie immer die Uhrzeiten mitschreiben, wann Sie ins Büro kommen und wann Sie es wieder verlassen. Dazwischen ist Ihre Arbeitszeit und die wollen Sie nun berechnen.

Geben Sie hier ebenso die jeweilige Uhrzeiten im Format hh:mm ein.

Die Berechnung der Arbeitszeit erfolgt nun ganz einfach, indem Sie von der Endzeit die Beginnzeit abziehen. Excel erkennt die Formate und berechnet die Werte korrekt.

Achtung! Immer den früheren vom späteren Zeitpunkt abziehen, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung in Form von „#“-Zeichen.

Nun haben Sie die Arbeitszeit für den Tag berechnet, im nächsten Schritt soll dann die Wochenarbeitszeit errechnet werden.

Dazu können Sie einfach mit der Funktion =SUMME() die errechneten Stunden zusammenzählen.

Ihre Zeitaufstellung könnte also wie folgt aussehen:

Wie Sie jedoch sehen, stimmt die Summe offenbar nicht, denn die aufgezeichnete Dauer beträgt deutlich mehr als 15 Stunden.

Warum das so ist und wie Sie das korrigieren können sehen Sie im nächsten Absatz:

Sobald bei Zeiträumen eine Summe von mehr als 24 Stunden erreichen, zieht Excel standardmäßig 24 Stunden ab, da dies ja bereits ein ganzer Kalendertag ist – quasi die nächsthöhere Zeiteinheit. Das ist sicher gut gemeint, aber – wie wir wissen – nicht immer korrekt.

Aber dieses Problem lässt sich leicht über die Formatierung lösen:
Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf jene Zelle, die die Gesamtsumme enthält, den Dialog „Zellen formatieren“:

Umfassen Sie die Stundenangabe hh mit eckigen Klammern, also [hh] wie im obigen Bild rot markiert. Die eckigen Klammern fügen Sie mit den Tastenkombinationen AltGr+8 bzw. AltGr+9) ein. Bestätigen Sie nun mit OK und Ihre Stundenliste wird wieder korrekte Ergebnisse anzeigen, so wie hier:

Nun haben Sie im Prinzip bereits eine einfache Zeiterfassung für die Berechnung  Ihrer Arbeitszeit vorliegen. Aber wie erwähnt muss eine vollständige Arbeitszeiterfassung noch deutlich mehr können.

Beim Arbeitszeit berechnen kann es auch mal zu negativen Zeiträumen kommen, z.B. wenn man Zeitausgleich nimmt. Excel kann von Haus aus leider nicht mit diesen negativen Zeiten rechnen, daher muss hier eine Einstellung geändert werden. Aber keine Angst, die Änderung betrifft nur die spezifische Arbeitsmappe und ist keine generelle Änderung der Excel-Parameter.

Klicken Sie in Excel auf das Register „Datei“ und dann links unten auf den Menüpunkt „Optionen„.
Wählen Sie dann den Punkt „Erweitert“ und scrollen Sie bis zum Punkt „Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe:“

Setzen Sie hier den Haken bei „1904-Datumswerte verwenden“ und bestätigen Sie mit OK. Nun können Sie auch mit negativen Zeiträumen rechnen.

Allerdings beginnt Ihre „Zeitrechnung“ nun beim 01.01.1904 und nicht wie standardmäßig am 01.01.1900. Im alltäglichen Umgang mit Ihrer Arbeitszeitberechnung macht das allerdings keinen Unterschied für Sie.

Wenn Sie Zeiträume berechnen wollen, die über den Tageswechsel um Mitternacht hinaus gehen, dann müssen Sie das in 2 Schritten tun.

Nehmen wir an, Ihre Schicht beginnt um 22:00 Uhr und endet um 06:00 Uhr.
Um den gesamten Zeitraum zu berechnen, müssen Sie von 22:00 Uhr bis 24:00 Uhr und dann von 00:00 Uhr bis 06:00 Uhr auswerten. Diese beiden Werte summieren Sie dann zum korrekten Zeitraum von 08:00 Stunden auf.

Sie kennen nun die wesentlichen Komponenten, um mit etwas Excel-Wissen rundherum eine komplette Zeiterfassung zu erstellen. Ergänzend ist es z.B. möglich, in die Berechnung der täglichen Arbeitszeit fixe Pausenzeiten zu integrieren, die automatisch abgezogen werden. Ebenso kann eine Auswertung der Überstunden integriert werden, sowie eine Standführung der Urlaubs- und Krankenstandstage.

All das haben wir bereits für Sie vorab in der nachfolgenden Vorlage erfasst, mit der Sie direkt loslegen können. Sie beinhaltet alles, was man für fürs Arbeitszeit  berechnen braucht. Wie sie funktioniert ist in der Datei erklärt.

Und natürlich können Sie diese Vorlage auch an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen. Auf jeden Fall hoffen wir, dass wir Ihnen hiermit die Arbeit erleichtern konnten!

… herunterladen

Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine sinnvolle, sondern auch eine gesetzlich notwendige Sache für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine ordentliche Dokumentation von Arbeits- und Ruhezeiten sowie Urlaub und Krankenstand sind gerade in Zeiten von Gleitzeit und variablen Arbeitszeitmodellen unerlässlich.

Das Grundprinzip dabei ist einfach: Sie definieren Anfang und Ende als Uhrzeiten und subtrahieren diese voneinander. Dadurch erhalten Sie den dazwischen vergangenen Zeitraum. Und diese Zeiträume können sie dann aufaddieren.

Excel ist eine sehr gute Software, wenn es generell um die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Daten geht. Somit ist es ein Generalist, der auch diese Aufgabe mit Bravour meistern kann. Aber es gibt ja auch die Erkenntnis: Spezialisten leisten mehr.

So ist es auch in diesem Bereich: Für kleine Unternehmen und etwaige private, parallele Aufzeichnungen ist Excel sicher geeignet. Es ist in den meisten Firmen oder Privat verfügbar und das Wissen im Umgang ist weit verbreitet. Auch wenn es um die Erfassung von Details zusätzlich zur allgemeinen Arbeitszeit geht – z.B. um die Dokumentation, wann an welchem Projekt gearbeitet wurde – ist es ein gutes Werkzeug. Aber es hat auch seine Grenzen, z.B. wenn Daten von unterwegs über ein Smartphone erfasst werden sollen. Und auch die Nachvollziehbarkeit der Eingaben – quasi eine Protokollfunktion – ist nicht ohne weiteres umsetzbar.

Hier sind Sie sicher mit einer dezidierten Zeiterfassungssoftware besser beraten, die Ihnen dafür die entsprechenden technischen Möglichkeiten bietet. Da können dann Daten über Apps oder Kartenlesegeräte erfasst, protokolliert und gespeichert werden.

Aber am Ende dieser Lösung landen wir dann doch oft wieder bei Excel: Nämlich dann, wenn die Daten aus dieser Software zur weiteren Auswertung exportiert und in ein Datenmodell eingebracht werden…