Drei wichtige Anwendungen in Excel erleichtern Ihnen den Büroalltag:
Excel als Tabellenkalkulation ist eine der wichtigsten Anwendungen, die Ihnen die alltägliche Büroarbeit erleichtern kann: Umfassende Berechnungen mittels Formeln und Funktionen sowohl mit statistischen als auch mit kaufmännischen und Datumsfunktionen. Excel bietet darüber hinaus auch zahllose mathematische Funktionen, die dem Nutzer ermöglichen, auch Probleme der Wirtschaftsmathematik zu lösen. Mit dem Kalkulationsprogramm können Textverkettungen erstellt oder logische Befehlsfolgen (wenn – dann) abgerufen werden. Je nach Inhalt und vorhandenen Werten in der vorliegenden Tabelle besteht zudem auch Zugriff auf Inhalte an anderen Orten der Tabellen. Zur Auswertung der Ergebnisse im Büroalltag kann Excel Gruppen-, Sortier- und Filterfunktionen verwenden aber auch von Pivot-Tabellen Gebrauch machen und diese in Diagrammen grafisch aufbereiten. So können ganze Tabellen oder bestimmte, wichtige Bereiche von Ihnen unter anderem vor inhaltlichen oder Layout-Änderungen bewahrt werden. Dadurch ist die Grundvoraussetzung dafür gegeben auch in Teamarbeit an Excel-Tabellen arbeiten zu können.
Wie fixiere ich eine Excel Zeile?
Wer mit umfangreichen Tabellen arbeitet, kennt das Problem: Das ständige Scrollen ist ziemlich lästig. Dabei verliert man die Titelzeile aus den Augen und ebenso jeglichen Überblick. Excel ermöglicht es jedoch, diese erste Zeile am Verrutschen zu hindern (offiziell heißt dieser Befehl „Zeile einfrieren”). Dieser Auftrag kann auch mehreren Zeilen oder Spalten gleichzeitig erteilt werden. Bis vor einiger Zeit hieß dieses Kommando noch „Zeile fixieren”, weshalb Sie in manchen Anleitungen noch auf diese andere Bezeichnung stoßen werden.
Wenn Sie nur die oberste Excel Zeile fixieren möchten, müssen Sie Folgendes tun:
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche “ANSICHT” und wählen dort den Unterpunkt “Fenster fixieren“ aus.
- Tippen Sie dann auf den Befehl “Oberste Zeile fixieren” oder “Oberste Zeile einfrieren“.
- Prima, Sie haben die erste Zeile Ihrer Kalkulation fixiert.
Wenn Sie planen, mehrere Zeilen Ihrer Excel Tabelle zu fixieren, funktioniert das wie folgt:
- Setzen Sie in der Zeile, die sich direkt UNTERHALB der letzten Zeile, die Sie fixieren wollen, befindet, eine Markierung. Das bedeutet: Wenn Sie drei Zeilen einfrieren möchten, müssen Sie die vierte Zeile markieren. Excel fixiert nämlich immer über einer Markierung.
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche “ANSICHT” und wählen den Unterpunkt “Fenster fixieren“ und den gleichnamigen Befehl aus.
- Die gewünschten Zeilen sind nun fixiert.
So können Sie im Handumdrehen eine Excel Zeile fixieren oder einen kompletten Bereich Ihrer Tabelle einfrieren.
So werden Zellen in Excel hervorgehoben
Wenn Sie in einer Tabelle eine prozentuale Entwicklung errechnet haben, möchten Sie manchmal auf einen Blick sehen, in wie vielen Zellen sich negative Werte ergeben haben. Mit Hilfe einer gesonderten Formatierung lassen sich alle negativen Werte ganz automatisch farblich hervorheben. Um Zellen in Excel auf diese Weise hervorzuheben, müssen Sie mit Hilfe der bedingten Formatierung sogenannte Excel-Regeln erstellen. Durch diese Regeln geben Sie bestimmte Werte vor, die Excel Zellen hervorheben.
- Zunächst wählen Sie sämtliche Zeilen und/oder Spalten aus, bei denen die Regel künftig greifen soll.
- Anschließend klicken Sie auf die “Start”-Schaltfläche und entscheiden sich für die Option “Bedingte Formatierung”.
- Hinter dem Reiter “Regeln zum Hervorheben von Zellen” verbergen sich diverse Möglichkeiten, die Excel-Regeln zu bestimmen, darunter beispielsweise die Optionen “größer als” oder “kleiner als”.
- Abhängig von Ihrer jeweiligen Auswahl müssen Sie im geöffneten Dialogfeld nun die entsprechenden Zahlenwerte eintragen. Dann können Sie im rechten Bereich des Fensters einen Farbton auswählen. Diese Änderung wird umgehend auf den markierten Bereich Ihrer Tabelle übertragen.
- Wenn Sie diese Regel bestätigen möchten, müssen Sie jetzt nur noch auf “OK” klicken und können so kinderleicht auch weitere Excel Zellen hervorheben.
In Excel Filter einsetzen
Wenn Sie in Excel Filter einsetzen, werden insbesondere umfangreiche Datenblätter deutlich übersichtlicher. Die vielen Einträge zu bändigen, gelingt dabei ganz leicht:
- Führen Sie Ihren Cursor auf den Reiter “Start”.
- Am äußersten rechten Rand des Excel-Menübandes finden Sie die Funktion “Sortieren und Filtern”.
- Klicken Sie auf diese und entscheiden Sie sich im Dropdown-Menü für die Option “Filtern”.
- Danach sollte jegliche Spaltenüberschrift ebenfalls in eine Dropdown-Liste transformiert worden sein.
- Wenn Sie nun auf eine der Überschriften klicken, können Sie in deren Menü auswählen, auf welche Art Sie filtern möchten. Dazu müssen Sie lediglich die Häkchen vor dem jeweiligen Eintrag setzen oder entfernen. Ansonsten können Sie die jeweiligen Werte in der ausgewählten Spalte auch simpel auf- oder absteigend sortieren.
- Wenn Sie dagegen bloß eine einzelne Spalte gezielt filtern möchten, setzen Sie bei dieser zuerst eine Markierung und gehen danach, wie im dritten Schritt beschrieben, auf “Sortieren und Filtern” und folgen der restlichen Anleitung.
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