Wie kann man eine Arbeitszeiterfassung in Excel umsetzen? (mit kostenloser Vorlage)

veröffentlicht am 18.05.2017
überprüft / aktualisiert am 26.03.2024

Arbeitszeiterfassung ist nicht nur eine sinnvolle, sondern auch eine gesetzlich notwendige Sache für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine ordentliche Dokumentation von Arbeits- und Ruhezeiten sowie Urlaub und Krankenstand sind gerade in Zeiten von Gleitzeit und variablen Arbeitszeitmodellen unerlässlich.

Mit Excel können Sie problemlos ihre Arbeitsstunden unter Zuhilfenahme der Zeitfunktionen berechnen. Sogar eine komplette Arbeitszeiterfassung inklusive Überstunden, Krankenstand und Urlaub ist damit möglich. Aber auch andere Zeitaufzeichnungen, wie z.B. Produktionszeiträume, können natürlich erfasst, berechnet und ausgewertet werden.

Das Grundprinzip dabei ist einfach: Sie definieren Anfang und Ende als Uhrzeiten und subtrahieren diese voneinander. Dadurch erhalten Sie den dazwischen vergangenen Zeitraum. Und diese Zeiträume können sie dann aufaddieren.

Rechnen mit Datum und Zeit

Wie Sie diese zeitbezogenen Berechnungen ganz einfach durchführen können und welche Stolpersteine es dabei zu beachten gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Und am Ende des Beitrages finden Sie dann noch eine kostenlose Vorlage einer umfangreichen Arbeitszeiterfassung.

Zeitpunkte subtrahieren und damit Zeiträume errechnen

Hier sehen Sie ein ganz einfaches Beispiel für Arbeitszeitaufzeichnung: Sie führen eine Liste, in der Sie immer die Uhrzeiten mitschreiben, wann Sie ins Büro kommen und wann Sie es wieder verlassen. Dazwischen ist Ihre Arbeitszeit und die wollen Sie nun errechnen.

Geben Sie hier ebenso die jeweilige Uhrzeiten im Format hh:mm ein.

Zeiterfassung Einzelwerte

Errechnen der täglichen Arbeitszeit

Die Berechnung erfolgt nun ganz einfach, indem Sie von der Endzeit die Beginnzeit abziehen. Excel erkennt die Formate und berechnet die Werte korrekt.

Achtung! Immer den früheren vom späteren Zeitpunkt abziehen, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung in Form von “#”-Zeichen.

Zeiträume addieren mit Excel

Nun haben Sie die Arbeitszeit für den Tag errechnet, im nächsten Schritt soll dann die Wochenarbeitszeit errechnet werden.

Dazu können Sie einfach mit der Funktion =SUMME() die errechneten Stunden zusammenzählen.

Ihre Zeitaufstellung könnte also wie folgt aussehen:

Zeiterfassung Summe Bild 1

Errechnen der Wochenarbeitszeit

Wie Sie jedoch sehen, stimmt die Summe offenbar nicht, denn die aufgezeichnete Dauer beträgt deutlich mehr als 15 Stunden.
Warum das so ist und wie Sie das korrigieren können sehen Sie im nächsten Absatz:

Ich habe in Summe mehr als 24 Stunden, warum stimmt die Rechnung jetzt nicht mehr?

Sobald bei Zeiträumen eine Summe von mehr als 24 Stunden erreichen, zieht Excel standardmäßig 24 Stunden ab, da dies ja bereits ein ganzer Kalendertag ist – quasi die nächsthöhere Zeiteinheit. Das ist sicher gut gemeint, aber – wie wir wissen – nicht immer korrekt.

Aber dieses Problem lässt sich leicht über die Formatierung lösen:
Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf jene Zelle, die die Gesamtsumme enthält, den Dialog “Zellen formatieren”:

Dialog Zellen formatieren

Dialog Zellen formatieren

Umfassen Sie die Stundenangabe hh mit eckigen Klammern (Diese finden Sie mit den Tastenkombinationen AltGr+8 bzw. AltGr+9) wie im obigen Bild rot markiert. Bestätigen Sie nun mit OK und Ihre Stundenliste wird wieder korrekte Ergebnisse anzeigen, so wie hier:

Zeiterfassung Summe Bild 2

Korrigierte Wochenarbeitszeit

Nun haben Sie im Prinzip bereits eine einfache Zeiterfassung für Ihre Arbeitszeit vorliegen. Aber wie erwähnt muss eine vollständige Arbeitszeiterfassung noch deutlich mehr können.

Wie rechne ich mit negativen Zeiträumen in Excel?

Gerade bei der Arbeitszeitberechnung kann es auch mal zu negativen Zeiträumen kommen, z.B. wenn man Zeitausgleich nimmt. Excel kann von Haus aus leider nicht mit diesen negativen Zeiten rechnen, daher muss hier eine Einstellung geändert werden. Aber keine Angst, die Änderung betrifft nur die spezifische Arbeitsmappe und ist keine generelle Änderung der Excel-Parameter.
Klicken Sie in Excel auf das Register “Datei” und dann links unten auf den Menüpunkt “Optionen“.
Wählen Sie dann den Punkt “Erweitert” und scrollen Sie bis zum Punkt “Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe:
Eingabemaske für 1904-Datumswerte
Setzen Sie hier den Haken bei “1904-Datumswerte verwenden” und bestätigen Sie mit OK. Nun können Sie auch mit negativen Zeiträumen rechnen.
Allerdings beginnt Ihre “Zeitrechnung” nun beim 01.01.1904 und nicht wie standardmäßig am 01.01.1900. Im alltäglichen Umgang mit Ihrer Arbeitszeitberechnung macht das allerdings keinen Unterschied für Sie.

Eine komplette Zeiterfassung zum Downloaden

Sie kennen nun die wesentlichen Komponenten, um mit etwas Excel-Wissen rundherum eine komplette Zeiterfassung zu erstellen.
Ergänzend ist es z.B. möglich, in die Berechnung der täglichen Arbeitszeit fixe Pausenzeiten zu integrieren, die automatisch abgezogen werden.
Ebenso kann eine Auswertung der Überstunden integriert werden, sowie eine Standführung der Urlaubs- und Krankenstandstage.

All das haben wir bereits für Sie vorab in einer Vorlage erfasst, mit der Sie direkt loslegen können. Sie beinhaltet alles, was man für eine Dokumentation der Arbeitszeit braucht. Wie sie funktioniert ist in der Datei erklärt.

Vorlage Arbeitszeiterfassung zum Download

Und natürlich können Sie diese Vorlage auch an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen. Auf jeden Fall hoffen wir, dass wir Ihnen hiermit die Arbeit erleichtern konnten!

Aber ist Excel überhaupt das richtige Tool für die Arbeitszeiterfassung?

Excel ist eine sehr gute Software, wenn es generell um die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Daten geht. Somit ist es ein Generalist, der auch diese Aufgabe mit Bravour meistern kann. Aber es gibt ja auch die Erkenntnis: Spezialisten leisten mehr.

So ist es auch in diesem Bereich: Für kleine Unternehmen und etwaige private, parallele Aufzeichnungen ist Excel sicher gut geeignet. Es ist in den meisten Firmen oder Privat verfügbar und das Wissen im Umgang ist weit verbreitet. Auch wenn es um die Erfassung von Details zusätzlich zur allgemeinen Arbeitszeit geht – z.B. um die Dokumentation, wann an welchem Projekt gearbeitet wurde – ist es ein gutes Werkzeug. Aber es hat auch seine Grenzen, z.B. wenn Daten von unterwegs über ein Smartphone erfasst werden sollen. Und auch die Nachvollziehbarkeit der Eingaben – quasi eine Protokollfunktion – ist nicht ohne weiteres umsetzbar.

Hier sind Sie sicher mit einer dezidierten Zeiterfassungssoftware besser beraten, die Ihnen dafür die entsprechenden technischen Möglichkeiten bietet. Da können dann Daten über Apps oder Kartenlesegeräte erfasst, protokolliert und gespeichert werden.

Aber am Ende dieser Lösung landen wir dann doch oft wieder bei Excel: Nämlich dann, wenn die Daten aus dieser Software zur weiteren Auswertung exportiert und in ein Datenmodell eingebracht werden…

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Noch ein Praxistipp vom Profi:

Wenn Sie Zeiträume berechnen wollen, die über den Tageswechsel um Mitternacht hinaus gehen, dann müssen Sie das in 2 Schritten tun.

Nehmen wir an, Ihre Schicht beginnt um 22:00 Uhr und endet um 06:00 Uhr.
Um den gesamten Zeitraum zu berechnen, müssen Sie von 22:00 Uhr bis 24:00 Uhr und dann von 00:00 Uhr bis 06:00 Uhr auswerten. Diese beiden Werte summieren Sie dann zum korrekten Zeitraum von 08:00 Stunden auf.

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