Den perfekten Bericht mit Excel
und diesen 10 Best Practice Tipps erstellen

veröffentlicht am 04.12.2024
überprüft/ aktualisiert am 10.12.2024

Ein perfekter Bericht in Excel mit Power Pivot bietet nicht nur präzise Datenanalysen, sondern ist auch visuell ansprechend, leicht verständlich und effizient nutzbar. Mit diesen zehn Best-Practices erstellen Sie in Excel Berichte, die sowohl technisch als auch strategisch überzeugen.

Diese Tabelle enthält die zehn in diesem Artikel beschriebenen Tipps. Mit einem Klick auf den Namen springen Sie zum jeweiligen Absatz.

1. Zielgruppenorientierung im Excel-Bericht

• Verständnis der Zielgruppe:
  Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, klären Sie, wer den Bericht nutzen wird. Für das Management sind aussagekräftige KPIs und eine klare Visualisierung wichtig, während Analysten oft detaillierte Daten und interaktive Filter benötigen. Ein Bericht, der die Bedürfnisse der Zielgruppe berücksichtigt, erhöht dessen Akzeptanz und Mehrwert.

• Definition klarer Fragestellungen:
  Ein guter Bericht beantwortet immer eine spezifische Frage oder liefert Einblicke in einen bestimmten Geschäftsprozess. Definieren Sie vorab den Zweck und stellen Sie sicher, dass jede Visualisierung zum übergeordneten Ziel beiträgt. So bleibt der Bericht fokussiert und zielführend.

• Logische Anordnung der Inhalte:
  Beginnen Sie mit den wichtigsten Kennzahlen (KPIs) und bieten Sie bei Bedarf detaillierte Einblicke weiter unten.
• Etablierung einer visuellen Hierarchie:
  Verwenden Sie größere Schriftgrößen und hervorstechende Farben für zentrale KPIs.
• Vermeidung von Informationsüberladung:
  Zu viele Daten oder Visualisierungen auf einer Seite überfordern den Betrachter. Fokussieren Sie sich auf 5–7 wesentliche Elemente pro Bericht.

• • Optimierte Datenstruktur:
    Nutzen Sie die Sternschema-Datenmodellierung (Faktentabellen und Dimensionstabellen) für eine bessere Performance und Wartbarkeit.
  • DAX-Formeln effizient nutzen:
    Schreiben Sie DAX-Formeln so, dass sie nicht unnötig rechenintensiv sind. Verwenden Sie aggregierte Berechnungen, wenn möglich.
  • Vermeidung von Duplikaten:
    Stellen Sie sicher, dass keine redundanten oder doppelt importierten Daten vorhanden sind.

• Verlässliche Datenquellen:
  Überprüfen Sie, ob die Daten aus zuverlässigen und gut gepflegten Quellen stammen.
• Datenbereinigung:
  Entfernen Sie unvollständige, fehlerhafte oder irrelevante Daten vor der Analyse.
• Automatisierte Aktualisierung:
  Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen der Datenquellen, um die Aktualität der Berichte sicherzustellen.

• Einsatz passender Diagrammtypen:
  Wählen Sie Visualisierungen basierend auf der Art der Daten, zum Beispiel:
  Zeitreihen: Liniendiagramm
  Vergleich: Balken- oder Säulendiagramm
  Anteile: Kreisdiagramm oder Ringdiagramm
• Interaktivität:
  Nutzen Sie die interaktiven Funktionen von Excel wie Datenschnitte, Zeitachsen und Drilldowns. Diese ermöglichen es Nutzern, eigene Analysen durchzuführen und tiefer in die Daten einzutauchen. So wird der Bericht flexibler und für unterschiedliche Nutzergruppen relevanter.
• Vermeidung von Fehldarstellungen:
  Ein einheitliches Design sorgt für Professionalität und erleichtert die Navigation. Verwenden Sie konsistente Schriftarten, Abstände und Ausrichtungen. Achten Sie darauf, dass alle Visualisierungen dieselben Achsen und Skalen nutzen, um Vergleichbarkeit zu gewährleisten.
• Lesbarkeit:
  Vermeiden Sie überladene oder ineffektive Visuals wie 3D-Diagramme, die die Lesbarkeit erschweren.

• Beachtung von Design-Richtlinien (Corporate Identity):
  Verwenden Sie die Farben, Schriftarten und Logos der Organisation, um professionelle Berichte zu erstellen.
• Benutzerfreundlichkeit:
  Halten Sie das Design intuitiv. Verwenden Sie Tooltips, um Details bereitzustellen, ohne die Hauptansicht zu überladen.
• Farbcodierung:
  Nutzen Sie Farben einheitlich, z. B. Grün für positive Werte und Rot für negative Trends. Vermeiden Sie grelle oder inkonsistente Farbkombinationen, da diese ablenken und unprofessionell wirken können.

• Datenmenge minimieren:
  Ein Bericht sollte schnell laden und reibungslos funktionieren. Reduzieren Sie die Datenmenge, indem Sie mit Power Query nur benötigte Spalten und Tabellen importieren.
• Berechnungen auf der Datenquelle ausführen:
  Wenn möglich, führen Sie komplexe Berechnungen durch Measures im Datenmodell  statt in Excel direkt aus.
• Aggregation nutzen:
  Verdichten Sie Daten auf ein sinnvolles Niveau (z. B. monatliche statt täglicher Werte).

• Testen vor der Veröffentlichung:
  Bevor Sie einen Bericht weiterleiten, testen Sie ihn gründlich. Überprüfen Sie, ob alle Visualisierungen korrekt arbeiten und ob die Daten aktuell sind.
• Einholung von Nutzerfeedback:
  Holen Sie Feedback von den späteren Nutzern ein, um sicherzustellen, dass der Bericht deren Anforderungen erfüllt. Iteratives Feedback verbessert die Akzeptanz erheblich.

• Implementierung von Zugriffskontrollen:
  Schützen Sie sensible Daten, indem Sie Blattschutz, Zellschutz und Passwörter nutzen. Sperren Sie bestimmte Bereiche oder nutzen Sie geschützte Filter, um Daten gezielt einzuschränken. VBA-Skripte ermöglichen zusätzliche Kontrolle.
• Datenschutz:
  Achten Sie auf gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO, insbesondere bei sensiblen oder personenbezogenen Daten.

• Erstellung umfassender Dokumentationen:
  Eine kurze Beschreibung der Datenquellen, KPIs und Berechnungen ist essenziell, damit Nutzer die Inhalte korrekt interpretieren können. Nutzen Sie die Anmerkungen in Excel oder ein dediziertes Arbeitsblatt für die Dokumentation, um wichtige Informationen bereitzustellen und Transparenz zu schaffen.
• Angebot von Anwenderschulungen:
  Bieten Sie Schulungen oder Anleitungen an, damit die Nutzer den Bericht effektiv verwenden können.

Ein perfekter Bericht in Excel ist eine Mischung aus klarer Zielsetzung, intelligentem Design und technischer Effizienz. Indem Sie diese Best-Practices befolgen, schaffen Sie Berichte, die nicht nur ästhetisch überzeugen, sondern auch wertvolle Einblicke liefern und zur Entscheidungsfindung beitragen.